+7 (499) 653-60-72 Доб. 355 Москва и обл. +7 (812) 426-14-07 Доб. 525 Санкт-Петербург и обл.

Как правильно регистрировать входящие и исходящие документы

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. Сюда включают операции приема, распределения, регистрации, контроля исполнения, выдачи справок, формирования дел, предархивной обработки, хранения и использования документов.

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 653-60-72 Доб. 355 Москва и область или +7 (812) 426-14-07 Доб. 525 Санкт-Петербург и область.
Это быстро и бесплатно!
Оглавление:

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Активировать демодоступ. Регистрация входящих документов — обязательная процедура, не сложная, но очень ответственная. От того, насколько своевременно и правильно будет зарегистрирован документ, зависит качество и скорость принятия управленческих решений. Поэтому секретарю необходимо знать все нюансы регистрация входящих документов в делопроизводстве, чтобы они были исполнены в срок.

В статье рассказывается, как правильно регистрировать входящие документы. Производственно-хозяйственная деятельность любой организации осуществляется при постоянном взаимодействии с внешними источниками информации. Основным видом такого взаимодействия является обмен документами — исходящие отправляет само предприятие, входящие — его контрагенты и партнеры по бизнесу, вышестоящие и государственные органы, иные юридические и физические лица. Входящие документы предприятие получает по почте, в том числе, электронной, факсимильной связью, курьером или же их могут передать в личном порядке.

Регистрация входящих документов осуществляется с целью их учета и контроля исполнения. Поэтому нецелесообразно регистрировать всю входящую корреспонденцию, имеющую справочный или ознакомительный характер, не требующую исполнения. Но, чтобы не засорять архив и не хранить ненужную макулатуру, не все виды входящих документов необходимо регистрировать. Инструкция по делопроизводству, разработанная на предприятии, должна содержать перечень тех документов, в регистрации которых нет необходимости.

Обычно, к этой категории относятся:. Следует учитывать, что принимать к обработке и дальнейшей регистрации нужно не все виды входящих документов. В том случае когда письмо, особенно если его адресатом является юридическое лицо, оформлено неправильно, то есть не имеет обязательных к заполнению реквизитов, оно не может рассматриваться как юридически значимый документ.

Например, если оно написано от руки на тетрадном листе, или на стандартном, но без указания исходящего номера и печати предприятия. У секретаря в этом случае есть полное право отказать в приеме и регистрации такого документа. Обратите внимание: Письма, написанные на бланках предприятий, имеющие все необходимые реквизиты, могут не заверяться печатью.

Регистрация входящих документов не производится и в том случае, когда письмо, по сути, является сопроводительным, но сами документы, перечисленные в нем, к нему не приложены или же приложены не в полном составе. Это же может случиться, когда пакет с деловыми бумагами был передан с поврежденной упаковкой.

В такой ситуации необходимо составить акт, подтверждающий отсутствие документов, указанных как приложения, и направить его вместе с исходным письмом в адрес отправителя. Ответ на этот вопрос зависит от того, какая форма приема документов установлена в конкретной компании.

Это может быть одна из двух форм:. При централизованной форме приема документов вся почта передается в руки лица, ответственного за регистрацию входящих документов. Это, чаще всего, является одной из обязанностей секретаря или одного из работников канцелярии. Как правило, такая форма характерна для небольших предприятий, объем документооборота которых сравнительно невелик.

Децентрализованная форма приема входящей корреспонденции означает, что после предварительной сортировки и обработки документы направляются в разные структурные подразделения, по принадлежности. Регистрацию входящих документов в этом случае осуществляют сотрудники данных подразделений, эта обязанность закрепляется соответствующим приказом.

Децентрализованная форма более удобна для крупных организаций и предприятий с большими объемами документооборота. Уникальный номер, который присваивается при регистрации входящих документов в делопроизводстве, является одним из обязательных реквизитов, подтверждающих юридическую силу письма. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

В соответствии с этими государственными регламентами, регистрационный номер представляет собой комбинацию порядкового номера документа и буквенного обозначения. В этих рекомендациях определен порядок, в котором производится регистрация входящих документов. Согласно ему, все письма должны быть зарегистрированы в день получения.

Следующим днем регистрируются только те из них, которые были получены уже вечером, в нерабочее время. Такой порядок необходимо прописать в локальном нормативном акте предприятия, регламентирующем делопроизводство. К тем правилам регистрации входящих документов , которые изложены в вышеуказанных регламентах, можно добавить еще только два основных:.

Когда лицо, ответственное за регистрацию входящих документов в организации, проведет предварительную их обработку, отсортирует те, что регистрировать не нужно и убедится, что все остальные письма и деловые бумаги соответствуют требованиям, можно начинать процедуру.

В соответствии с ГОСТами, каждый реквизит имеет строго определенное место размещения на стандартном листе. Для входящего регистрационного номера отведен правый нижний угол лицевой стороны первого листа документа. Если документ многостраничный, регистрационный номер проставляется под текстовой частью на первом листе. В том случае, когда письмо состоит из одного листа — номер ставится в правом углу, ниже подписи и перечня приложений, если они есть.

Схема размещения реквизитов на документе представлена ниже. Поскольку поле, выделенное для реквизита, не очень велико, текст отметки, как правило, размещают на нескольких строках, например:.

Если предприятие небольшое, регистрационные номера могут представлять собой просто порядковый номер, присвоение их ведется в порядке возрастания, сквозной нумерацией с 1 января по 31 декабря текущего года. После этого документы подшиваются в дело и предаются на хранение в архив. Для средних и крупных предприятий характерно при регистрации входящих документов использование дополнительных индексов и буквенных обозначений.

Система используемых при формировании номеров индексов также должна быть разработана и утверждена в инструкции по делопроизводству. Для сокращения времени регистрации очень часто используется печать входящих документов - специальный штамп. Он содержит информацию о наименовании предприятия и поля, предназначенные для заполнения. Образец такого штампа представлен ниже.

После того, как документ получил свой уникальный регистрационный номер, информация о нем вносится в специальный Журнал регистрации входящих документов. Как правило, в этом журнале необходимо будет заполнить следующие поля:. После того, как запись в журнал внесена, документ считается зарегистрированным и отправляется на рассмотрение адресату — руководителю или его заместителям. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Основные документы компании: как оформлять без ошибок. Ввести код доступа О журнале. А еще Статьи Входящие документы. Регистрация входящих документов. Темы: Регистрация документов Входящие документы. Из статьи вы узнаете: какие виды входящих документов получает организация; какие виды входящих документов в организации не принимаются и отправляются обратно отправителю; в чьи обязанности входит регистрация входящих документов; какими ГОСТами регламентируется регистрация входящих документов; в чем заключается процедура регистрации входящих документов в делопроизводстве.

Справка Регистрационный номер В соответствии с этими государственными регламентами, регистрационный номер представляет собой комбинацию порядкового номера документа и буквенного обозначения. Важное в феврале Четыре основных документа компании: правила, которые исключат ошибки Как составить перечень дел по работе с документами на целый год Что делать, если вы получили неполный комплект документов Как создать шаблон акта, который соответствует ГОСТу Как считывать эмоции руководителя и коллег Как организовать в офисе деловой завтрак и обед.

Отчет о проделанной работе Командировка: пошаговый алгоритм оформления Доверенность на генерального директора: образец Все, что нужно знать о служебных записках. Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс.

Новости партнеров. В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Опрос недели. Как часто вы не получаете обратную связь на ваши письма? Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" Подписка со скидкой!

Продукты и услуги партнеров. Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Вопрос - ответ Отвечаем на Ваши вопросы Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности? Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут?

Читайте ответ на вопрос. Новости по теме. Правила регистрации и снятия с учета страхователей будут скорректированы. Статьи по теме. Журнал регистрации листков нетрудоспособности. Сроки хранения исходящей и входящей корреспонденции. Журнал регистрации должностных инструкций: образец.

Журнал регистрации командировочных удостоверений: образец. Журнал регистрации приказов по личному составу: как оформить. Вопросы по теме. Нужно ли регистрировать оригинал письма под новым номером? Можно ли использовать заголовок "Входящая корреспонденция"? Надо ли каждый год начинать регистрацию с единицы? Нужно ли вносить в номенклатуру дел журнал регистрации? Существует ли перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов? Рекламодателям Обратная связь Контакты Наши партнеры.

Политика обработки персональных данных. Мы в соцсетях. У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести.

Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

Как регистрировать входящие и исходящие документы и корреспонденцию? По общим правилам регистрация корреспонденции проводится в день ее поступления убытия в канцелярию. Так как некоторые документы поступают в офис неоднократно, разными способами например, в скане по e-mail с дальнейшей доставкой оригинала и т. Если копия письма уже зарегистрирована, то пришедшему следом оригиналу присваивается тот же номер. Это второе правило: каждое письмо регистрируется только один раз.

Активировать демодоступ. Регистрация входящих документов — обязательная процедура, не сложная, но очень ответственная. От того, насколько своевременно и правильно будет зарегистрирован документ, зависит качество и скорость принятия управленческих решений.

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ — значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму например, в журнал регистрации или регистрационные карточки.

Глава 1. Документооборот

Подписчики этой рассылки получают уведомления о выходах новых номеров журнала, о новых запланированных прямых телефонных линиях, о выходе наших новых проектов и начале очередной подписной кампании. Средняя периодичность рассылки 2—3 раза в месяц. Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме. При регистрации каждому документу присваивается условное обозначение — индекс. Как правило, индекс исходящих, большинства внутренних и в некоторых случаях входящих документов сложный в отличие от приказов и состоит из ряда элементов: индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и порядкового номера документа. Индекс структурного подразделения указывает, к деятельности какой структурной части относится документ, куда он поступит на исполнение, где будет храниться до передачи в архив организации. Номер дела по номенклатуре отражает местонахождение документа в соответствии с принятой классификационной схемой документов учреждения, то есть сводной номенклатурой дел см. Следует отметить, что в зависимости от масштаба и характера деятельности организации порядок регистрации документов может иметь свои особенности.

Регистрация входящих документов

Регистрация документов. Экспертиза ценности документов. Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет. Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Данная схема охватывает самый длинный из возможных маршрутов корреспонденции, который включает создание письма-ответа на базе его проекта. Если на входящее письмо не нужно создавать исходящее, то рассмотренный маршрут заканчивается наложением резолюции, и выполнением поручений по данной резолюции.

Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте — регистрировать документы. Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов.

Правила регистрации входящих, исходящих и внутренних документов

К последнему относится сумма первоначального взноса и ежемесячного платежа, срок и размер кредита. Все происходит в устной форме. Но помните, что без страхового полиса передвигать куда-либо транспорт даже на эвакуаторе запрещено законом.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как заносить входящие документы и для чего это нужно? sputnikbrand.ru

Но продавцам не выгодно возвращать деньги, заменять мобильник. Понятно, как можно вернуть налог с процентов по ипотеке. Как можно получить дубликат больничного листа. Получить социальную ипотеку (если семья была признана остро нуждающейся в более комфортных условиях проживания, что подтверждается в документации из госорганов).

Если место производства предварительного расследования определено в соответствии с частями второй - шестой статьи 152 настоящего Кодекса, жалобы на действия (бездействие) и решения указанных лиц рассматриваются районным судом по месту нахождения органа, в производстве которого находится уголовное .

Регистрация документов

Причем желательно сделать это путем направления претензии. Договор безвозмездного пользования прекращается в случае смерти гражданина-ссудополучателя или ликвидации юридического лица - ссудополучателя, если иное не предусмотрено договором. Межевание является единственным способом уточнения границ участка.

Оптимальным вариантом для открытия страховой компании считаются первые и вторые линии города или бизнес-центры с умеренной арендной платой. Несмотря на то, что большинство компаний требуют наличие соответствующего опыта, вы всегда можете произвести впечатление своим сопроводительным письмом, выполнением тестового задания, предложениями по оптимизации работы компании. Оценка такого дохода определяется исходя из рыночных цен. Сейчас нахожусь в другом городе с бабушкой и дедушкой, тем временем как моя мать (гражданская жена моего отца) находиться в другом городе.

Как мы видим, по этому основанию судеб- ный пристав-исполнитель не вправе отказать в возбуждении исполнительного производства, если исполнительный документ предъявлен представителем взыскателя, в доверенности которого не указано это полномочие.

О том, как правильно регистрировать входящие и исходящие документы, читайте в источнике: электронная система «ACTUALIS.

Как уже было указано, оценка может быть произведена по уголовным или административным нормам. Этот заговор белой магии можно использовать для выселения, если злые и агрессивные соседи не идут на контакт и делают вашу жизнь просто невыносимой. Данный срок не всегда можно соблюсти, особенно если работник идет в отпуск не по графику.

О стоимости оформления дарственной на квартиру у нотариуса можно узнать из нашей статьи.

Как регистрировать входящие и исходящие документы и корреспонденцию

В городе любых размеров обязательно присутствует хотя бы один киоск с пирожками, чебуреками, шаурмой или иным блюдом быстрого питания. Ставим обособленное подразделение на учет. В каждой семье случаются разногласия. В данной ситуации нужно оформить документы, подтверждающие факт заболевания, а затем позаботиться об их переводе на русский язык.

Если в это время у автомобиля уже стоят хозяин и сотрудники правоохранительных органов, нужно действовать по ситуации. Законная сила судебного решения в науке советского гражданского процессуального права: автореф.

Узнать стоимость по кадастровому номеру объекта недвижимости можно так жев адресной строке указываем кадастровый номер.

В иных случаях судебные приказы, вынесенные российскими судами, не имеют юридической силы на территории иностранного государства, если иное не предусмотрено международным договором.

Например: Акт от пожарников - при возникновении возгорания. Расчет больничного листа инвалиду производит бухгалтерия предприятия, организации, где трудится инвалид. При этом если от имени собственника автомобиля выступает доверенное лицо, то данное положение по началу течения срока исковой давности распространяется и на. Для этого важно соответствовать многим требованиям, а также подготовить многочисленные документы.

Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми договор связывает гражданско-правовые последствия для Сторон настоящего договора, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения Стороне или ее представителю.

К особенностям процедуры приобретения квартиры в ипотеке относятся следующие: Жилье в залоге имеет более низкую стоимость. Телефон для справок - 8 (495) 606-41-84. Присутствует в такой спецификации информация о ценах на изделие, возможных объемах поставок. После производства неотложных следственных действий и не позднее 10 суток со дня возбуждения уголовного дела орган дознания направляет уголовное дело руководителю следственного органа в соответствии с пунктом 3 статьи 149 настоящего Кодекса.

Методы удобен в использовании в том случае, если стоимость материальных ценностей от партии к партии растет не значительно.

Если извещение было направлено надлежащим образом, то оно считается полученным участником процесса. Полученные средства могут быть использованы для долевого участия в строящемся объекте или для возведения дома.

Для удешевления насвай могут производить из табачной пыли, клея, извести и масла либо воды.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Виды и журналы. Корреспонденция и внутренние документы (десктоп-клиент)

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 653-60-72 Доб. 355 - Москва и область.
+7 (812) 426-14-07 Доб. 525 - Санкт-Петербург и область.

Это быстро и бесплатно!
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев. Будь первым!